Organizzazione eventi

È finita!

La fine di un evento è sempre un momento delicato: scende l’adrenalina, scende la tensione e (se l’evento si è svolto con successo) si chiude un percorso, magari durato mesi, che ha portato tante emozioni con sé.
Per noi organizzatori di eventi la fine dell’evento però non rappresenta anche la fine del lavoro. Per questo la fase che segue il termine è sempre complessa.

Ci sono ancora alcune azioni da seguire. Le vediamo insieme.

– La chiusura contabile e finanziaria: prevede l’incasso e il pagamento degli ultimi movimenti economici post evento. L’incasso dei proventi ricavati magari dalla vendita di prodotti e il pagamento dei fornitori.

– L’archivio della documentazione foto/video: raccogliere tutte le foto e i video in un’unica cartella ed eventualmente condividerla con i protagonisti dell’evento e con chi ha collaborato. Se era presente un fotografo/videomaker ufficiale attendere il suo elaborato per poi condividerlo.

– La raccolta dei dati: fare un conteggio delle presenze, raccogliere i dati dei questionari (li avete mai fatti per il pubblico?), censire i dati dei social, …

– Inviare il feedback/ringraziamenti: inviare i ringraziamenti agli ospiti e ai clienti, completi di dati dell’evento, foto e video, e ogni altro dettaglio che potrebbe farvi ricordare piacevolmente.

– Sfruttare l’energia positiva dell’evento appena concluso per lanciare una nuova edizione, un prodotto, un servizio, insomma per sfruttare la scia positiva e l’indotto che l’evento ha creato.

– Fare un vero e proprio bilancio dell’evento sommando tutti i fattori che hanno caratterizzato l’evento stesso. Il consiglio è quello di riunire tutto coloro che hanno collaborato per capire cosa si può limare, per celebrare le azioni che hanno funzionato e magari per pianificare un’eventuale successiva edizione che sarà migliorata negli aspetti analizzati dallo staff durante questo incontro finale.

Alla fine… la fine di un evento non è altro che un nuovo inizio!

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *