Un successo per ogni evento

Comunque vada, sarà un successo!

Mmm no. Direi che non è proprio così. Sarà un successo (l’evento) solo se abbiamo fatto un’analisi molto approfondita all’inizio e SOPRATTUTTO (non mi stancherò mai di ripeterlo) se teniamo bene a mente la mission e l’obiettivo durante tutta l’organizzazione dell’evento.

Ci sono alcune linee guida da seguire per garantire (almeno sulla carta) il risultato di un evento.

Le leggiamo insieme:
definire chiaramente gli obiettivi. Forse l’ho già scritto, non ricordo, ma vale la pena ripeterlo. È fondamentale che tutte le risorse che concorrono all’organizzazione dell’evento tengano in considerazione l’obiettivo finale.
Avere sempre il controllo delle azioni e delle relative tempistiche. C’è bisogno di verificare spesso la to-do-list, di relazionarsi continuamente con i fornitori per analizzare lo stato di avanzamento dei lavori. È necessario sapere entro quando fare una telefonata al service o inviare la mail al catering.
Per fare questo bisogna pianificare le attività, stilare un crono-programma e rispettarlo quanto più possibile.
Un altro elemento che non va trascurato (mai) è la comunicazione. Tutti i collaboratori, i fornitori e tutti coloro che sono coinvolti nell’evento devono essere messi in comunicazione e devono ricevere tutte le informazioni necessarie (tempestivamente).
Per pianificare questo e per controllare ogni azione è fondamentale stabilire dei ruoli e le relative mansioni, evitando di sovrapporre attività o persone.

Questi sono i principali suggerimenti da seguire se vuoi aumentare le probabilità di successo del tuo evento. E non dimenticarti… sii sempre consapevole della tua responsabilità. Ti aiuterà a mantenere il controllo!